El costo se define como un desembolso que se registra en su totalidad como un activo y se convierte en un gasto cuando rinde sus beneficios en el futuro. El gasto se define como un desembolso que se consume corrientemente o como un costo que ha rendido ya su beneficio.

Es la respuesta de un costo a diferentes volúmenes de la producción, resulta esencial en la planificación y control del costo.

Cuan do los gastos (o los costos) se miran en relación con los cambios de producción surgen tres categorías de gastos:

1. Gastos fijos: son aquellos que mes a mes se mantienen constantes en su monto total, independiente de las fluctuaciones en el volumen del trabajo realizado. Ejemplo, salarios, impuesto sobre propiedad, seguros y depreciación.
2. Gastos variables: son aquellos que cambian en su monto total, directamente con las fluctuaciones, en la producción o volumen del trabajo realizado. Ejemplos, en una fabrica son los materiales directos, mano de obra directa.
3. Gastos semivariables: son aquellos que no son fijos ni variables, porque poseen las características de ambos. Al cambiar la producción los gastos semivariables cambian en la misma dirección, pero no en proporción a la fluctuación en la producción.

Los gastos controlables son aquellos que se encuentran sujetos a la autoridad y responsabilidad de un gerente específico. Todos los gastos son controlables dependiendo del nivel de responsabilidad y el efecto del tiempo.

Las clasificaciones de gastos en controlables y fijos y no controlables y variables no son sinónimos. A corto plazo, los gastos fijos usualmente no están sujetos al mismo grado de control que los gastos variables. Por su naturaleza, todos los gastos variables son controlables en un corto plazo.

Es importante estar consciente de la distinción entre control de costos y reducción de costos. El control de costos se refiere al esfuerzo administrativo para alcanzar las metas de costos, en tanto que la reducción de costos significa que deben disminuirse los actuales niveles de costos.

Un plan de desembolsos para planificación y desembolso debe relacionarse con el tipo de alcance de actividades planificadas. Para desarrollar los planes de manufactura que se incorpora en el plan de utilidades a corto plazo es habitual la secuencia de presupuestos que se indica a continuación:

1. Presupuesto de costo de materiales y mano de obra directa: se desarrollan inmediatamente después de que se ha completa y aprobado tentativamente el presupuesto de producción.
2. Presupuesto de gastos de producción o gastos indirectos de fabricación: se desarrolla inmediatamente después de que el presupuesto de producción ha sido aprobado tentativamente, se ha convertido las producciones esperadas en los distintos departamentos productivos y de servicios en las fabricas.
3. Presupuesto de gastos de distribución: se desarrolla simultáneamente con el plan de ventas, porque son mutuamente dependientes.
4. Presupuesto de gastos de administración: se desarrollan inmediatamente después de que el plan de ventas aprobados y también el presupuesto de producción se ha convertido en la actividad planificada para cada departamento administrativo involucrado.

Son aquella parte del costo total de producción que no es directamente identificable con productos o trabajos específicos, se componen de: material directo, mano de obra indirecta incluyendo salarios y todos los demás gastos misceláneos de la fabricación.

Existen dos diferentes tipos de centros de responsabilidad de las compañías fabricantes de producción y de servicios. Los centros de producción son departamentos de manufactura, que trabajan directamente sobre los productos que se fabrican y los departamentos de servicios no trabajan sobre los productos en forma directa sino suministran sus servicios a los departamentos de producción y otros departamentos de servicios.

Debe considerarse gastos limpios, esto es los gastos directos únicamente con exclusión de todo gasto asignado o prorrateado.

Para planificar el costo de los artículos a producir, es necesario que todos los costos de gastos indirectos de fabricación sean asignados a la producción.

La seguridad con la que pueden elaborarse los planes de gastos dependen de: la confiabilidad de los registros contables y la seriedad de la actitud de la administración hacia la planificación de los gastos.

La medida que se seleccione para el factor de producción o rendimiento de producción se llama base de actividad.

Las siguientes medidas de la producción o base de actividad para los dos tipos principales de departamentos en la fabrica suelen emplearse con frecuencia:

1. Departamento de producción

1. Unidades de producción: si se fabrica solamente un producto
2. Horas de mano de obra directa
3. Horas máquina directa
4. Costo de la mano de obra directa
5. Unidades de materia prima consumidas
6. Tiempo del proceso

1. Departamento de proceso

1. Reparaciones y mantenimiento: obras directas de reparación
2. Departamento de energía eléctrica, kilowats horas entregados
3. Departamento de compras, importe neto de las compras
4. Administración general de la fabrica.

El primer paso al desarrollar el presupuesto de gastos indirectos departamentales es traducir las necesidades específicas en el plan de producción a la producción, o actividad en cada departamento.

Ahora que el gerente de cada departamento conoce ya la producción para su área de responsabilidad esta en posición de planificar los gastos indirectos de fabricación para su departamento. Los presupuestos de gastos se detallan por meses para cada concepto de gastos.

Los gastos indirectos de fabricación deben asignarse en su totalidad a los productos manufacturados, deben desarrollarse cuotas predeterminadas de gastos indirectos para cada uno de los departamentos de producción utilizando estas cuotas predeterminadas podemos desarrollar el costo planificado de los artículos producidos. La producción planificada de cada articulo expresada en términos de la base de actividad se multiplica por las cuotas predeterminadas de gastos indirectos.

Se refiere a los esfuerzos de algunas compañías para identificar sistemáticamente los costos que se incurren para mantener un nivel aceptable en la calidad del producto

La calidad de apego a las especificaciones se refiere a la medida en que el producto final cumple sus especificaciones. Los costos asociados con la calidad de apego a las especificaciones comprende los costos de prevención, evaluación de fallas internas y fallas externas.

Comprende todos los costos relacionados con la actividad de vender, la distribución, entrega de productos a los clientes. Dos aspectos principales son.

1. Planificación y coordinación: en el desarrollo del plan táctico de utilidades es esencial lograr un equilibrio económico favorable entre el esfuerzo de ventas y los resultados de ventas.
2. Control de los gastos de distribución: el control es vital ya que los gastos de distribución constituyen una parte sustancial de los gastos totales y tanto la gerencia de ventas como personal de esa función tienden a considerar tales gastos con ligereza. El control debe construirse entorno a los conceptos de áreas de responsabilidad y objetivos de los gastos.

Los presupuestos de gastos de distribución que preparan los gerentes de ventas deben basarse en un volumen planificado de actividad o producción, al desarrollar los presupuestos de gastos para cada área de responsabilidad, los gerentes deben ajustarse a las directrices establecidas por la alta administración así como los programas planificados de comercialización y a sus propios juicios personales. Los planes de desembolso que se incluyen en un presupuesto de asignaciones deben mirarse como gastos fijos. El monto total del gasto para el periodo se determina según la política de la alta administración.

Son gastos de administración todos los que no sean de producción ni de distribución y los mismos se incurren en las áreas de responsabilidad que provee supervisión y servicio a todas las funciones de la empresa. Gran parte de los gastos de administración son de carácter fijo o variable persiste la idea de que no puede controlarse.

El presupuesto global de gastos de administración abarca varios presupuestos departamentales. El gerente de cada una de estas áreas de responsabilidad debe tener asignadas la responsabilidad principal de la planificación y control de las operaciones incluyendo los gastos necesarios que están sujetos a control.

Constituye un método que emplean algunas compañías para predecir los costos de mano de obra indirecta como son los de administración general, investigación y desarrollo, mercadotecnia e ingeniería del producto.